Como fazer o Inventário de Produtos

Como fazer o Inventário de Produtos

O ano de 2015 começou com novas regras para as empresas. A comunicação às Finanças do inventário de produtos em stock referente ao ano transato passou a ser obrigatória.

A nova lei pretende total transparência das empresas para com as Finanças, no que diz respeito a quantidades de mercadorias, matérias-primas, artigos em produção, produtos acabados, desperdícios, entre outros, que se encontrem em stock. Esta nova norma deu às empresas a oportunidade de concretizar a mudança há muito planeada e optimizar de vez todo o seu processo de inventário de produtos.

A sua empresa realizou a mudança da melhor forma? Conheça os 5 passos para fazer o seu inventário de forma rápida e eficiente!

1. Preparação e organização do espaço de armazém

O que nasce torto, tarde ou nunca se endireita.

A sabedoria popular é geralmente uma fonte muito valiosa de conhecimento. Podemos fazer uma analogia entre este provérbio e grande parte das atividades empresariais. Como é óbvio, vamos focar-nos no tema de gestão de stocks.

Antes de adoptar um sistema de gestão de inventário profissional, é importante garantir que o espaço está preparado de raiz para armazenar todos os produtos em stock. O armazém deve estar limpo, sem humidade e com boa iluminação. Estes critérios são muito importantes para a preservação dos produtos e para oferecer boas condições de trabalho aos colaboradores responsáveis de armazém. Para além das condições ambientais, observe o armazém no geral e pense onde e como pode optimizar o acondicionamento dos produtos por categoria (produtos acabados, em produção, matérias-primas, etc) com secções, caixas para produtos soltos e prateleiras.

Acredite que a sua empresa vai beneficiar e muito da boa organização dos artigos em stock. Por questões de segurança, recomendamos que nomeie um chefe de armazém, que será responsável fechar e proteger o espaço quando este não está a ser utilizado.

2. Identificação de produtos com etiquetas de código de barras

Após a acomodação do espaço, a próxima etapa passa por identificar os artigos com etiquetas de código de barras e respetiva descrição.

Etiquetagem de artigo Armazém

O código de barras funciona como uma impressão digital, que grava a informação do produto num ficheiro de base de dados de inventário. Para evitar erros, que possam tornar-se obstáculos na altura de fazer o inventário, cada produto tem que ter uma codificação e referência única. Todas as caixas ou embalagens devem estar devidamente etiquetadas e organizadas, para facilitar a leitura do código de barras aquando a contagem de stocks.

Para cumprir este passo, será necessário adquirir etiquetas de inventário e uma impressora de etiquetas própria para utilização em armazéns. A escolha da impressora irá depender da quantidade de produtos em stock e volume de etiquetas a serem impressas. No caso de se tratar de um armazém com dimensões consideráveis, recomendamos uma impressora de etiquetas semi-industrial ou mesmo industrial. É importante testar os códigos impressos nas etiquetas e validar os seus dados, antes de começar a etiquetar os artigos.

Pode optimizar ainda mais a disposição e organização dos produtos, colocando etiquetas de identificação nas prateleiras, caixas ou paletes. No caso de identificação de paletes ou produtos de dimensões e valor considerável, pode mesmo optar por etiquetas RFID, para utilizar em conjunto com as etiquetas de código de barras.

Agora que todos os seus artigos em stock estão devidamente identificados e localizados, já está apto para fazer o inventário.

3. Contagem de produtos “in loco” através de um terminal móvel de captura de dados

Se ainda faz o seu inventário de produtos à moda antiga, com papel e caneta, está na altura de mudar para um método mais sofisticado!

Terminal Móvel captura de dados

Hoje em dia, uma boa gestão de inventário passa por um sistema totalmente informatizado e monitorizado regularmente. Para isso necessita de utilizar um ou vários terminais móveis, com uma aplicação de contagem de stocks instalada.

Existem inúmeros terminais de captura de dados, com diferentes características técnicas e níveis de desempenho e robustez. A Altronix trabalha com as principais marcas mundiais de mobilidade empresarial, a Motorola, Honeywell e Datalogic.

Para atividades de armazém mais elementares, aconselhamos o terminal Motorola MC2180. Este terminal tem um preço bastante acessível para as suas características técnicas e dispõe tudo o que é necessário para começar a automatizar o seu inventário.
Para além da grande capacidade de processamento e do design ergonómico e robusto, o MC2180 integra várias opções de captura de dados e comunicação wireless.

Caso se trate de atividades de armazém mais exigentes, que requerem um terminal extremamente robusto, fiável, com alta performance operacional e capacidade de identificação por rádio-frequência (RFID), a nossa escolha vai para o prestigiado Motorola MC9190G. O MC9190G é resultado da evolução da série MC9000, o grande sucesso das soluções de mobilidade empresarial da Motorola.

4. Utilização de um software de gestão de stocks profissional

O seu terminal está quase pronto para a ação. Só falta um pormenor muito importante. O software móvel de gestão de inventários a utilizar.

Etiquetagem de artigo Armazém

Neste ponto a nossa escolha é clara. Se pretende um software de Gestão de Stocks rápido, flexível, capaz de ser totalmente parametrizado e muito intuitivo, apresentamos-lhe o software de gestão de inventário XStock.

A versão atual do XStock é o resultado de inúmeros aperfeiçoamentos por parte do Departamento de Investigação e Desenvolvimento da Altronix, no sentido de cumprir com todos os parâmetros solicitados pelos clientes ao longo dos anos.

A flexibilidade da aplicação é a sua grande mais-valia e o que distingue o software dos outros existentes no mercado. O XStock pode ser totalmente parametrizado, adaptando-se facilmente às normas e realidade de qualquer empresa. Desta forma, a sua utilização diária torna-se mais ágil e eficaz, sempre que precisar de atualizar stocks. Outra funcionalidade importante é a sua capacidade de realizar a identificação de artigos através de código de barras ou tag RFID (conforme as características técnicas do terminal). Após realizado o inventário, pode exportar os dados registados para um ficheiro CSV, compatível com os principais ERPs do mercado, como PHC, Sage, Eticadata ou Primavera.

O XStock foi criado pela Altronix em 2011 e está neste momento presente no dia-a-dia de mais de 200 empresas, desde PMEs até multinacionais. O suporte técnico assegurado pela Altronix, asseguram-lhe uma aplicação completa e escalável, atualizada regularmente de acordo com as necessidades do mercado, para ser compatível com as novas normas e obrigações legais.

5. Monitorizar as entradas e saídas de material recorrendo a um leitor de código de barras

O seu ficheiro de base de dados está regularizado e a contagem de acordo com os produtos em stock. Agora o importante é mantê-lo sempre atualizado.

Leitor Código de Barras no Armazém

Nas alturas de recepção, picking e expedição de mercadorias, as funções diárias mais elementares na atividade de armazém, é importante equipar o colaborador responsável com um scanner de código de barras, que faça a leitura e registo dos artigos de forma automatizada. A utilização de um leitor de código de barras reduz erros susceptíveis de acontecerem como o registo manual da informação. Sempre que um artigo dá entrada ou saída no seu armazém, o seu inventário informatizado é atualizado em tempo-real.

Esta é a melhor forma de optimizar os processos logísticos internos de entrada e saída de material. Para além disso, torna possível ler e registar informação objetiva sobre o ciclo do produto ao longo da cadeia de distribuição.

A importância do inventário para as empresas

Se é empresário ou trabalha no Departamento de Compras ou Armazém, sabe a importância que um inventário de produtos atualizado tem para o bom funcionamento da sua empresa.

Nos dias de hoje, realizar um inventário não precisa de ser uma tarefa complicada, morosa, lenta e, em certos casos, ineficaz. Com os avanços do sector logístico empresarial e os novos suportes tecnológicos que existem, torna-se mais fácil controlar, classificar e automatizar todos os processos de gestão de stocks.

Para além da redução de custos, ao evitar encomendar artigos que já se encontram em armazém, todo o serviço de Expedição beneficia de um sistema de gestão de inventário moderno e organizado, uma vez que sabe exatamente a localização e quantidade de artigos existentes em armazém. A monitorização constante dos produtos em armazém torna possível o seu aprovisionamento racional, evitando rupturas de stock e perdas comerciais para a sua empresa. Perante esta explicação, é justo afirmar que a utilização de um sistema de gestão de stocks profissional deve ser uma prioridade na sua organização.

Todas as coisas são difíceis até se tornarem fáceis!

Independentemente do seu sector de negócio, as empresas necessitam de uma boa organização interna para serem competitivas. Como sabe, a concorrência anda sempre à espreita. O serviço de pós-venda é cada vez mais um critério de competitividade e pode ser um fator diferenciador na escolha de um fornecedor. Esteja sempre um passo à frente dos seus concorrentes e utilize na sua empresa um sistema de gestão de inventários moderno, rápido e eficaz. Certifique-se que as encomendas dos seus clientes chegam exatamente na altura que eles mais precisam.

Os benefícios de um bom sistema de gestão de stocks

  • Melhora consideravelmente o trabalho de Armazém e Expedição. A sua empresa irá tornar-se mais produtiva, rápida e eficaz na entrega de mercadorias. Os seus clientes vão notar a diferença!
  • Melhor gestão e aproveitamento do espaço de armazém. Permite optimizar a organização e acondicionamento dos produtos em categorias (por exemplo, através da colocação de artigos soltos em caixas, com etiqueta de código de barras)
  • Consultar facilmente a quantidade de artigos existentes em stock, e outras características importantes a nível de distribuição e armazenamento, como por exemplo, prazo de validade e tempo de armazenagem de cada produto.
  • Acesso a informação precisa sobre o total de vendas em determinado período ou em cada mercadoria.
  • Monitorização precisa e atualizada dos produtos que se encontram em armazém. O resultado: redução de custos em encomendas que não são necessárias.
  • Total rastreabilidade dos produtos através de código de barras, o que permite acompanhar a mercadoria ao longo da cadeia de valor, reduzindo perdas e rupturas de stock.

Sem dúvida que as mais-valias mencionadas são importantes para qualquer empresa. Existem vários outros benefícios, específicos para certas áreas de negócio e sectores logísticos.

Esperamos que este artigo tenha sido útil e ajude a responder a algumas dúvidas que possa ter sobre inventários e gestão de stocks. Brevemente lançaremos um novo artigo, intitulado:

RFID vs Código de barras
Opositores ou aliados? Pode beneficiar das duas em simultâneo? Fique a conhecer os prós e os contras de cada uma das tecnologias de identificação e codificação.

Precisa de mais informações sobre como fazer o inventário?

Entre em contacto connosco através do formulário de seguida. Podemos ajudá-lo a tomar a melhor decisão!

O seu nome*

A sua empresa*

O seu email*

O seu telefone*

O seu distrito*

Mensagem